Traitement des données personnelles

Traitement de données à caractère personnel conformément au règlement général sur la protection des données

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) (règlement (UE) n ° 2016/679) est un règlement relatif à la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données. Ici, vous pouvez en savoir plus sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles, combien de temps elles sont stockées, comment elles sont protégées, quels sont vos droits et comment procéder si vous n’êtes pas satisfait de notre traitement de données personnelles.

Comment vos données personnelles sont utilisées

Avez-vous reçu une facture avec les informations de paiement du groupe Alektum?

Alektum Group aide d’autres sociétés, à savoir nos clients, à gérer l’administration des factures, à traiter les paiements, à envoyer des rappels et, le cas échéant, à fournir un service clientèle. En effectuant ces services, nous traitons vos données personnelles pour le compte de nos clients. Nous sommes amenés à utiliser notamment les données suivantes à votre sujet: nom, date de naissance, adresse, domicile, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire, des données relatives à votre achat ou crédit, des données actuelles ou historiques sur vos paiements ainsi que vos données financières. Par ailleurs, nous collectons également les données permettant de procéder à un pointage de crédit vous concernant, voire de déterminer votre profil de risque, dont les situations de dette, les possibilités de recouvrement, le risque au niveau du paiement et les crédits excessifs. Notre collecte de données s’étend également aux informations extraites de l’internet, du courrier électronique, des sites de discussion, des applis ou des réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram). Nous sommes susceptibles d’enregistrer des appels téléphoniques dans le cadre de la formation et du coaching de nos collaborateurs, et, par ailleurs, pour enregistrer les transactions. Après avoir contacté Alektum, vous pouvez également recevoir un SMS vous demandant de répondre sans engagement à une enquête de satisfaction anonymisée. Alektum peut également traiter des données particulières, notamment pénales. Pour des informations plus détaillées sur la manière dont les données personnelles sont traitées, à quelles fins et quels sont vos droits, nous vous demandons de contacter le vendeur, c’est-à-dire votre partie contractuelle. Les coordonnées du vendeur sont toujours indiquées sur la facture ou message que vous avez reçue.

Avez-vous reçu une lettre de recouvrement ou une autre lettre de notification?

Dans le cadre de ses services de recouvrement, Alektum Group traite les données personnelles dans les catégories de personnes concernées ci-dessous.

ceux qui ont une dette à payer (débiteurs), y compris leurs représentants,
ceux qui doivent remplir une obligation, par ex. remplacer les marchandises,
ceux qui portent des dettes solidaires pour le débiteur, par exemple un associé, un garant, etc.

Nous traitons les données parce que vous avez une dette qui doit être payée à nous ou à l’un de nos clients. Nous prenons des mesures de recouvrement de créances afin d’assurer efficacement le paiement ou toute autre forme de liquidation, l’établissement de réclamations et / ou l’application de la loi, et de pouvoir les facturer et les comptabiliser conformément à la loi. Le traitement est effectué sur la base des articles 6 b, c, e et f du RGPD. L’intérêt légitime est de veiller à ce que les dettes impayées soient compensées par nous-mêmes ou par une autre personne.

Les «mesures de recouvrement de créances» sont un terme collectif que nous utilisons pour toutes les mesures que nous prenons afin d’atteindre l’objectif mentionné ci-dessus. Cela peut consister à envoyer un avis de recouvrement de créances ou une autre lettre de notification ou à administrer des règlements, des paiements, des contacts avec des débiteurs ou leurs représentants, des contacts avec les autorités, des actions en justice.

Pour nous permettre de prendre des mesures de recouvrement, nous devons traiter vos coordonnées. Il est important que le groupe Alektum s’assure que les informations que nous utilisons sont correctes et à jour. Pour cette raison, nous nous assurons que les détails des adresses sont régulièrement mis à jour.

Si vous vivez ou déménagez dans un autre pays, le groupe Alektum peut engager un agent de recouvrement qui opère dans ce pays. Les données personnelles vous concernant et le dossier de recouvrement seront ensuite partagés avec l’agent de recouvrement.

En outre, nous devons traiter les données relatives à la dette non payée, au contrat et à d’autres faits liés à l’achat sur lequel la dette est basée, plus tout paiement partiel effectué. Pour évaluer les mesures de recouvrement que nous devons prendre, nous devons également connaître votre situation financière, vos conditions de vie et vos autres dettes, ainsi que vos éventuelles contraintes. Pour cette raison, nous recueillons des informations financières et des informations sur la dette auprès de contractants externes, tels que des sociétés d’information de crédit et des autorités publiques; à cette fin, ces parties pourront consulter certaines de vos données personnelles. Sur la base de ces informations, nous décidons quel type de lettre de demande devrait être envoyée, et si nous devrions intenter une action en justice. Dans certains cas, cela est déterminé par des méthodes telles que le profilage et fait partie d’un processus (semi-)automatisé. Cela signifie qu’une décision sur les mesures à prendre est prise automatiquement en fonction de variables prédéterminées, plutôt qu’un administrateur prenant manuellement des décisions dans chaque cas individuel.

Il y a aussi d’autres cas où nous devons partager des données personnelles ou les rendre disponibles pour que les fins du traitement soient réalisées. Ceux avec / à qui nous pouvons partager ces données ou les rendre disponibles, par exemple le client, les contractants externes (tels que les sociétés postales et imprimantes, les fournisseurs de services et d’assistance informatiques, les sociétés au service des documents juridiques, les consultants juridiques et autres contribuant à la fourniture de nos services) et les autorités publiques.

Outre les données à caractère personnel mentionnées ci-dessus, il peut exister des données isolées concernant les casiers médicaux ou criminels, mais uniquement si ces informations sont nécessaires pour permettre l’établissement ou l’exercice d’une action en justice ou si Le groupe a obtenu son consentement. En pareil cas, les informations sont traitées sur la base des articles 9 bis, 9 f et 10 du RGPD.

L’information est également utilisée, dans une mesure limitée, pour le développement des activités et des méthodes, la planification opérationnelle, les statistiques, la surveillance et la gestion des risques. Les informations sont ensuite utilisées pour développer et analyser des opérations et sur la base de notre intérêt légitime à développer nos opérations et à éviter les pertes de crédit (article 6 f du RGPD).

Travaillez-vous pour l’un de nos clients, contractants ou partenaires de collaboration, ou pour une autorité publique?

Alektum Group traite des données personnelles sur les catégories de personnes concernées mentionnées ci-dessous

des personnes de contact et / ou des associés ou des garants de nos clients,
des personnes de contact pour des perspectives (c’est-à-dire pour des sociétés que nous aimerions devenir client),
des personnes de contact pour les autorités publiques, y compris des personnes de contact dans des domaines spécifiques,
Personne de contact pour les entrepreneurs ou autres partenaires de collaboration

Les informations sont utilisées pour la gestion du contact, la mise en œuvre du contrat ou de la collaboration, ainsi que pour la comptabilité et la facturation. Ces informations sont traitées sur la base des articles 6 b, c et f du RGPD.

Le traitement de données à caractère personnel effectué sur la base de l’article 6 f est effectué pour notre intérêt légitime à commercialiser nos services et à développer notre clientèle.

Les données personnelles relatives aux personnes de contact détenues par les autorités publiques sont en outre utilisées pour la mise en œuvre des actions nécessaires en matière juridique. Ces informations sont traitées sur la base des articles 6 c, e et f du RGPD. Le traitement de données à caractère personnel effectué sur la base de l’article 6 f est effectué dans l’intérêt légitime de nos clients ou de nous-mêmes, à garantir le paiement effectif d’une dette impayée devenue exigible.

Les données personnelles concernant les associés, les garants et les personnes de contact détenues par des partenaires de collaboration et des clients sont également utilisées dans les cas où nous devons prendre des mesures de surveillance liées au blanchiment de capitaux et évaluer la capacité à respecter les engagements financiers et la sécurité. et solvabilité économique. Seules les informations nécessaires pour atteindre le but seront traitées, mais cela inclut des données sur les actifs, les dettes et les revenus de la personne.

Les informations sensibles ne seront traitées que si cela est nécessaire pour mener à bien nos mesures de surveillance liées au blanchiment de capitaux. Les informations sont traitées sur la base de l’article 6 b-c du RGPD et, le cas échéant, du chapitre 5, section 6 de la loi (2017: 630) sur les actions préventives contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.

Les informations sont également utilisées, mais dans une mesure limitée, pour le développement d’entreprises et de méthodes, l’analyse marketing, les statistiques et la gestion des risques. Ces informations sont ensuite utilisées pour développer et analyser des opérations et sur la base de notre intérêt légitime à développer nos activités et à communiquer avec nos contacts (article 6 du RGPD).

Vous visitez notre bureau?

Si vous visitez notre bureau, nous traiterons vos données personnelles dans notre registre des visiteurs. Nous traitons votre nom complet, l’entreprise pour laquelle vous êtes employé et, le cas échéant, la plaque d’immatriculation de votre véhicule.

Ces informations sont traitées sur la base de l’article 6 c du RGPD, plus précisément dans le cadre de la sécurité intérieure et de la prévention.

Ces données personnelles sont accessibles par un nombre limité d’employés d’Alektum et sont supprimées un (1) mois après votre visite.

Combien de temps vos données personnelles sont stockées

Le groupe Alektum est responsable de la suppression, encryption ou
d’anonymisation des données personnelles lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires pour atteindre les objectifs énoncés.

Pour la conservation de nombreux types de données, les délais fixés par la loi ont valeur de délai minimum. En l’absence de délais légaux, Alektum conservera les données tant que cela sera nécessaire dans le cadre de ses prestations de services. En tout cas, vos données à caractère personnel seront supprimées ou anonymisées de façon irrévocable 10 ans après le recouvrement de la dernière créance ou après l’obtention de vos données à caractère personnel.

Vous êtes en sécurité avec nous – nous protégeons toujours vos données personnelles

Alektum Group est toujours tenu de protéger vos données personnelles, même lorsque nous engageons une tierce partie pour effectuer le traitement. Nous ne divulguons jamais les données personnelles, sauf si nous le devons pour atteindre notre objectif ou si nous sommes obligés par la loi. De plus, nous sommes liés par des obligations légales de confidentialité dans certains de nos services.

Nous veillons également à limiter la diffusion des données personnelles en interne au sein du groupe Alektum, de manière à ce que seuls les membres du personnel ayant besoin de consulter les données personnelles pour s’acquitter de leurs tâches professionnelles y aient accès.

En outre, nous nous assurons que tous nos systèmes informatiques et autres emplacements où nous avons des données personnelles stockées sont protégés contre l’accès aux informations par des personnes non autorisées (par exemple, pare-feu, protection antivirus, exigences strictes pour les mots de passe, connexion aux systèmes, etc.).

Lorsque nous devons transférer des données personnelles entre nous et une partie extérieure à notre environnement, par exemple l’un de nos clients, nous nous assurons d’utiliser une méthode de transfert sécurisée.

Enfin, nous nous assurons que des copies de sauvegarde de nos systèmes et enregistrements sont effectuées afin d’éviter la perte d’informations importantes vous concernant.

Vous avez le contrôle de vos données personnelles. Ce sont vos droits.

Lorsque le groupe Alektum traite vos données personnelles, vous disposez d’un certain nombre de droits statutaires. Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant en utilisant le formulaire dans le menu “Consommateur ou écrivez à privacy.be@alektumgroup.com ou écrivez à Alektum SA, à l’attention du DPO, Gaston Crommenlaan 4 (7^e étage), 9050 Ledeberg.

Vous avez le droit d’obtenir des informations de notre part sur l’utilisation des données personnelles vous concernant, ainsi qu’une copie de ces données personnelles (un extrait du registre).
À votre demande ou de notre propre chef, nous corrigerons ou supprimerons les informations incorrectes ou qui ne sont plus nécessaires, ou nous limiterons l’utilisation de ces informations.
Vous avez le droit de vous opposer à notre utilisation de vos données personnelles pour la mise en œuvre d’une tâche d’intérêt public ou pour notre intérêt légitime.
Vous avez le droit de demander que vos coordonnées ne soient pas utilisées à des fins de marketing direct, dans le cas où nous entreprendrions de telles actions.
Vous avez également le droit de consulter les données personnelles que nous traitons dans l’exécution d’un contrat avec vous et / ou si vous nous avez donné votre consentement, dans un format lisible par machine (si cela est techniquement possible, nous pouvons vous aider à transférer ces données à une autre partie).
Si nous utilisons vos données personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment.

Vous pouvez exercer vos droits en nous écrivez à privacy.be@alektumgroup.com

Merci de bien vouloir mentionner les informations suivantes:

Vos coordonnées (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail)
Votre numéro de dossier chez Alektum
Le droit que vous voulez exercer:
- Le droit d’accès
- Le droit d’être informé
- Le droit de rectification
- Le droit à l’oublie
- Le droit de portabilité des donnés
- Le droit de limiter le prosessing des donnés
- Le droit d’opposition au profilage
Une copie de votre carte d’identité (Vous pouvez marquer les données qui ne sont pas nécessaires en noir. Cette copie est effacée immédiatement après identification).

Êtes-vous insatisfait de notre traitement des données personnelles?

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données
personnelles, vous pouvez nous contacter le DPO de Alektum par e-mail via privacy.be@alektumgroup.com ou écrivez à Alektum SA, à l’attention du DPO, Gaston Crommenlaan 4 (7^e étage), 9050 Ledeberg.

Vous pouvez aussi contacter l’autorité de surveillance: Autoriteit Persoonsgegevens, Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles.