Hoe uw persoonlijke gegevens worden gebruikt

Heeft u een factuur ontvangen met de betalingsgegevens van de Alektum Group?

Alektum Group helpt andere bedrijven, d.w.z. onze klanten, bij het beheer van de administratie van facturen, het verwerken van betalingen, het verzenden van herinneringen en, waar van toepassing, het verlenen van klantenservice. Bij de uitvoering van deze diensten verwerken wij uw persoonlijke gegevens namens onze klant. Dit betreft onder meer volgende gegevens: uw naam, geboortedatum, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer, gegevens over uw aankoop of krediet, actuele en historische (betaal)gegevens en uw financiële gegevens. En tevens gegevens die nodig zijn om uw scoringswaarde c.q. risicoprofiel te kunnen inschatten, zoals schuldsituaties, verhaalbaarheid, betalingsrisico en overkreditering. Ook leggen we gegevens vast die via internet, e-mail, chat, apps of social media (Facebook, Twitter, Instagram) verlopen. We kunnen telefoongesprekken opnemen om onze medewerkers te trainen en te coachen en transacties vast te leggen. Alektum Group verwerkt ook bijzondere gegevens, zoals bijvoorbeeld strafrechtelijke gegevens. Voor meer gedetailleerde informatie over hoe de persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en welke rechten u heeft, verzoeken wij u contact op te nemen met de verkoper, d.w.z. uw contractspartij. De contactgegevens van de verkoper worden altijd vermeld op de factuur of correspondentie die u hebt ontvangen.

Heeft u een incasso-brief of een andere aanmaning ontvangen?

Bij het uitvoeren van incassodiensten verwerkt Alektum Group persoonlijke gegevens over de hieronder vermelde categorieën datasubjecten.

  • degenen die schulden hebben (debiteuren), inclusief hun vertegenwoordigers;
  • degenen die een verplichting moeten vervullen, bijvoorbeeld om goederen te vervangen;
  • degenen die voor de schuldenaar hoofdelijke aansprakelijkheden dragen, zoals een medecontractant, een borgsteller, enz.

Wij verwerken de gegevens omdat u een schuld hebt die betaalbaar is voor ons of voor een van onze klanten. We ondernemen incasso acties om effectief te zorgen voor betaling of andere kwijting zodat we in staat zullen zijn om dit te factureren en te verantwoorden op een manier die voldoet aan de wet. De verwerking gebeurt op basis van artikel 6 b, c, e en f van de AVG. Het legitieme belang is ervoor te zorgen dat onbetaalde schulden worden voldaan, voor eigen rekening of voor rekening van een klant.

"Schulden herstelmaatregelen" is een verzamelterm die we gebruiken voor alle acties die we ondernemen om het hierboven genoemde doel te bereiken. Dit kan bestaan uit het sturen van een berichtgeving of aanmaning, uit het beheren van dadingen, betalingen, contacten met debiteuren of hun vertegenwoordigers, contacten met de autoriteiten en acties om vorderingen vast te stellen, inclusief gerechtelijke procedures.

Om ons in staat te stellen schulden herstelmaatregelen uit te voeren, moeten we uw persoonsgegevens verwerken. Het is belangrijk dat de Alektum Group ervoor zorgt dat de informatie die we gebruiken correct en actueel is. Om deze reden zorgen wij ervoor dat uw contactgegevens regelmatig worden bijgewerkt.

In het geval dat u in een ander land woont of naar een ander land verhuist, kan de Alektum Group een incassobureau in dienst nemen dat in dat land actief is. Persoonlijke gegevens over u en de incassozaak worden vervolgens gedeeld met de incassobureau.

Bovendien moeten we gegevens verwerken over de schuld die onbetaald blijft, het contract en andere feiten rond de aankoop waarop de schuld is gebaseerd, plus eventuele gedeeltelijke betalingen. Om te beoordelen welke maatregelen voor het herstel van de schuld we moeten nemen, moeten we ook iets weten over uw financiële situatie, levensomstandigheden en andere schulden, evenals over eventuele beslaglegging. Om deze reden verzamelen wij financiële informatie en schuldinformatie van externe contractanten, zoals kredietinformatiebedrijven en overheidsinstanties; voor dit doel kunnen deze partijen enkele van uw persoonlijke gegevens bekijken. Op basis van deze informatie beslissen we welk type aanmaning moet worden verzonden en of we juridische stappen moeten ondernemen. In sommige gevallen wordt dit bepaald door middel van analyse zoals profilering en maakt het deel uit van een semi-geautomatiseerd proces. Dit betekent dat een beslissing over de te nemen maatregelen automatisch wordt genomen op basis van vooraf bepaalde variabelen, in plaats van dat een beheerder in elk afzonderlijk geval handmatig beslissingen neemt.

Er zijn ook andere gevallen waarin we persoonlijke gegevens moeten delen of beschikbaar moeten maken om de verwerking te bereiken. Degenen met / aan wie we deze gegevens kunnen delen of beschikbaar stellen, zijn bijvoorbeeld de klant, externe contractanten (zoals post- en grafische bedrijven, leveranciers van IT-ondersteuning en -systemen, bedrijven die juridische documenten aanbieden, juridisch adviseurs en anderen die bijdragen aan de levering van onze diensten) en overheidsinstanties.

Afgezien van de hierboven vermelde persoonsgegevens, kunnen er geïsoleerde gegevens over gezondheids- of strafregisters zijn, maar alleen in het geval dat dergelijke informatie nodig is om een rechtsvordering in een individueel geval te kunnen vestigen, of te kunnen uitoefenen of verdedigen, of als Alektum Group heeft toestemming verkregen. In dergelijke gevallen wordt de informatie verwerkt op basis van de artikelen 9 a, 9 f en 10 van de AVG.

De informatie wordt ook in beperkte mate gebruikt voor bedrijfs- en methodeontwikkeling, operationele planning, statistieken, monitoring en risicobeheer. De informatie wordt vervolgens gebruikt voor het ontwikkelen en analyseren van operaties en op basis van ons legitiem belang bij de ontwikkeling van onze activiteiten en het voorkomen van kredietverliezen (artikel 6 f van de AVG).

Werkt u voor een van onze klanten, onderaannemers of samenwerkingspartners of voor een overheidsinstantie?

Alektum Group verwerkt persoonlijke gegevens over de categorieën van betrokken datasubjecten hieronder

  • Contactpersonen en / of medewerkers van onze klanten,
  • Contactpersonen voor prospects (d.w.z. voor bedrijven die we graag klant van ons willen worden),
  • Contactpersonen voor overheidsinstanties, inclusief contactpersonen in specifieke aangelegenheden;
  • Contactpersoon voor onderaannemers of andere samenwerkingspartners

De informatie wordt gebruikt voor het beheer van de contactpersoon, de uitvoering van het contract of de samenwerking en voor boekhoud- en factureringsdoeleinden. Deze informatie wordt verwerkt op basis van artikel 6 b, c en f van de AVG.

Persoonsgegevensverwerking die wordt uitgevoerd op basis van artikel 6 f wordt uitgevoerd voor ons legitiem belang bij het uitbreiden van onze diensten en bij het ontwikkelen van ons klantenbestand.

Persoonsgegevens met betrekking tot contactpersonen bij de overheid, worden bovendien gebruikt voor de uitvoering van acties die nodig zijn in juridische invordering. Deze informatie wordt verwerkt op basis van artikel 6 c, e en f van de AVG. Persoonlijke gegevensverwerking die wordt uitgevoerd op basis van artikel 6 f wordt uitgevoerd in het legitieme belang van onze of onze klanten om de betaling van een verschuldigde onbetaalde schuld effectief te waarborgen.

Persoonlijke gegevens betreffende medewerkers en contactpersonen die worden bewaard door samenwerkingspartners en klanten worden ook gebruikt in gevallen waarin we toezichtmaatregelen moeten nemen met betrekking tot het witwassen van geld, om de beoordeling van het vermogen om financiële verplichtingen na te komen, en tot beveiliging van economische solvabiliteit. Alleen de informatie die nodig is om het doel te bereiken, wordt verwerkt, maar dit omvat ook gegevens over de bezittingen, schulden en inkomsten van de persoon.

Gevoelige informatie zal alleen worden verwerkt als dit voor ons vereist is om onze toezichtsmaatregelen met betrekking tot het witwassen van geld uit te voeren. De informatie wordt verwerkt op basis van artikel 6 b-c van de AVG en, waar van toepassing, hoofdstuk 5, afdeling 6 van de wet (2017: 630) over preventieve maatregelen tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

De informatie wordt ook, maar in beperkte mate, gebruikt voor bedrijfs- en methodeontwikkeling, marketinganalyse, statistiek en risicobeheer. De informatie wordt vervolgens gebruikt voor het ontwikkelen en analyseren van operaties en op basis van ons legitiem belang bij de ontwikkeling van onze activiteiten en de communicatie met onze contacten (artikel 6 f van de AVG).

Hoe lang worden uw persoonlijke gegevens opgeslagen?

De Alektum Group is verantwoordelijk voor het verwijderen, encrypteren of anonimiseren van de persoonsgegevens wanneer deze niet langer nodig zijn om de genoemde doelen te bereiken. Bij veel gegevens worden de wettelijke termijnen als minimum gehanteerd. Mochten er geen wettelijke termijnen bestaan, dan bewaart Vesting Finance de gegevens voor zover dat noodzakelijk is voor haar dienstverlening. In ieder geval worden uw persoonsgegevens 10 jaar nadat de laatste vordering is geïnd of nadat uw persoonsgegevens zijn verkregen verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd.

 

U bent veilig bij ons - wij beschermen uw persoonlijke gegevens altijd

Alektum Group is altijd verplicht om uw persoonlijke gegevens te beschermen, zelfs wanneer wij een externe partij inhuren om de verwerking uit te voeren. We zullen de persoonlijke gegevens nooit bekendmaken tenzij we dit nodig hebben om ons doel te bereiken of tenzij we wettelijk verplicht zijn. Bovendien zijn we bij sommige van onze diensten aan wettelijke verplichtingen inzake vertrouwelijkheid gebonden.

We beperken ons ook tot het beperken van de interne verspreiding van persoonlijke gegevens binnen de Alektum Group, op een manier dat alleen die personeelsleden die de persoonlijke gegevens nodig hebben om hun werk uit te voeren, toegang hebben tot de gegevens.

Bovendien zorgen we ervoor dat al onze IT-systemen en andere locaties waar we persoonlijke gegevens hebben opgeslagen, worden beschermd tegen toegang tot de informatie door onbevoegde personen (bijvoorbeeld door middel van firewalls, virusbeveiliging, strenge vereisten voor wachtwoorden, inloggen in de systemen, enz.).

Wanneer we persoonlijke gegevens tussen ons en een partij buiten onze omgeving moeten overdragen, bijvoorbeeld een van onze klanten, gebruiken we een veilige methode voor overdracht.

Ten slotte zorgen wij ervoor dat back-upkopieën van onze systemen en records worden gemaakt om te voorkomen dat belangrijke informatie over u verloren gaat.

U hebt controle over uw persoonlijke gegevens. Dit zijn uw rechten.

Wanneer de Alektum Group uw persoonlijke gegevens verwerkt, hebt u een aantal wettelijke rechten. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen door een e-mail te zenden naar privacy@alektumgroup.be.

  • U hebt het recht om informatie van ons te verkrijgen over het gebruik van de persoonlijke gegevens die betrekking hebben op u, en een kopie van deze persoonlijke gegevens (een zogenaamd uittreksel uit het register).
  • Op uw verzoek, of uit eigen beweging, zullen wij informatie corrigeren of verwijderen die onjuist of niet langer noodzakelijk is, of anders zullen we het gebruik van dergelijke informatie beperken.
  • U hebt het recht om bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonlijke gegevens voor de uitvoering van een taak van openbaar belang, of voor onze legitieme belangen.
  • U hebt het recht om te verzoeken dat uw gegevens niet worden gebruikt voor direct marketing doeleinden, in het geval dat wij dergelijke acties ondernemen.
  • U hebt ook het recht om de persoonsgegevens die wij verwerken in de uitvoering van een contract met u te bekijken en / of als u ons uw toestemming hebt gegeven, in een machinaal leesbaar formaat (als dit technisch mogelijk is, kunnen we u helpen om over te stappen deze gegevens aan een andere partij).
  • Als wij uw persoonlijke gegevens gebruiken op de basis dat u ons uw toestemming hebt gegeven om dit te doen, hebt u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken.

Als u gebruik wilt maken van een van deze rechten, verzoeken wij u om hiervoor een e-mail te zenden naar privacy@alektumgroup.be of een brief te sturen naar:

Alektum NV, t.a.v. DPO, Bellevue 1-3, 9050 Ledeberg.

Mogen wij u vragen om in uw aanvraag volgende informatie te verstrekken:

  • Uw contactgegevens (naam, voornaam, volledig adres, telefoonnummer en e-mail adres)
  • Uw dossiernummer
  • Welk recht u wenst uit te oefenen
    • Recht op inzage
    • Recht op informatie
    • Recht op gegevenswissing
    • Recht op beperking van de verwerking
    • Recht op dataportabiliteit
    • Recht op correctie van gegevens
    • Bezwaar tegen geautomatiseerde verwerking en profiling
  • Een kopie van uw identiteitskaart (U mag hierbij de gegevens die niet vereist zijn tot uw identificatie zwart markeren. Deze kopie wordt na identificatie onmiddellijk gewist.)

Bent u niet tevreden over onze verwerking van uw persoonsgegevens?

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens?
Neem dan contact op met de Data Protection Officer van Alektum en stuur een e-mail naar privacy@alektumgroup.be of stuur een brief aan: Alektum NV t.a.v. DPO, Bellevue 1-3, 9050 Ledeberg.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u tevens contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit: Autoriteit Gegevensbescherming, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.