Hoe uw persoonlijke gegevens worden gebruikt

Heeft u een factuur ontvangen met de betalingsgegevens van de Alektum Group?

Alektum Group helpt andere bedrijven, d.w.z. onze klanten, bij het beheer van de administratie van facturen, het verwerken van betalingen, het verzenden van herinneringen en, waar van toepassing, het verlenen van klantenservice. Bij de uitvoering van deze diensten verwerken wij uw persoonlijke gegevens namens onze klant. Voor meer gedetailleerde informatie over hoe de persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden en welke rechten u heeft, verzoeken wij u contact op te nemen met de verkoper, d.w.z. uw contractspartij. De contactgegevens van de verkoper worden altijd vermeld op de factuur die u hebt ontvangen.

Heeft u een incasso-brief of een andere aanmaning ontvangen?

Bij het uitvoeren van incassodiensten verwerkt Alektum Group persoonlijke gegevens over de hieronder vermelde categorieën datasubjecten.

  • degenen die schulden hebben (debiteuren), inclusief hun vertegenwoordigers,
  • degenen die een verplichting moeten vervullen, bijvoorbeeld om goederen te vervangen,
  • degenen die voor de schuldenaar hoofdelijke aansprakelijkheden dragen, zoals een geassocieerde deelneming, een garantiegever, enz.

Wij verwerken de gegevens omdat u een schuld hebt die betaalbaar is voor ons of voor een van onze klanten. We ondernemen zogenaamde incassomaatregelen om effectief te zorgen voor betaling of andere kwijting, claim oprichting en / of handhaving, en zodat we in staat zullen zijn om dit te factureren en te verantwoorden op een manier die voldoet aan de wet. De verwerking gebeurt op basis van artikel 6 b, c, e en f van de algemene verordening gegevensbescherming. Het legitieme belang is ervoor te zorgen dat onbetaalde schulden worden gewist, alleen of namens een ander.

"Schulden herstelmaatregelen" is een verzamelterm die we gebruiken voor alle acties die we ondernemen om het hierboven genoemde doel te bereiken. Dit kan bestaan uit het sturen van een incassoberichtgeving of een andere aanmaningsbrief, of het kan bestaan uit het beheren van schikkingen, betalingen, contacten met debiteuren of hun vertegenwoordigers, contacten met de autoriteiten, acties om claims vast te stellen, inclusief gerechtelijke procedures, en handhaving.

Om ons in staat te stellen incassoberichten uit te voeren, moeten we uw contactgegevens en adresgegevens, inclusief uw persoonlijke identiteitsnummer, verwerken. Het is belangrijk dat de Alektum Group ervoor zorgt dat de informatie die we gebruiken correct en actueel is. Om deze reden zorgen wij ervoor dat adresgegevens regelmatig worden bijgewerkt in het register van bevolkingsregisters, en voor dit doel gebruiken we een externe contractant die enkele van de persoonlijke gegevens in het proces kan bekijken.

In het geval dat u in een ander land woont of naar een ander land verhuist, kan de Alektum Group een incassobureau in dienst nemen dat in dat land actief is. Persoonlijke gegevens over u en de incassozaak worden vervolgens gedeeld met de incassobureau.

Bovendien moeten we gegevens verwerken over de schuld die onbetaald blijft, het contract en andere feiten rond de aankoop waarop de schuld is gebaseerd, plus eventuele gedeeltelijke betalingen. Om te beoordelen welke maatregelen voor het herstel van de schuld we moeten nemen, moeten we ook iets weten over uw financiële situatie, levensomstandigheden en andere schulden, evenals over eventuele beslaglegging. Om deze reden verzamelen wij financiële informatie en schuldinformatie van externe contractanten, zoals kredietinformatiebedrijven en overheidsinstanties; voor dit doel kunnen deze partijen enkele van uw persoonlijke gegevens bekijken. Op basis van deze informatie beslissen we welk type vraagbrief moet worden verzonden en of we juridische stappen moeten ondernemen, zoals een betalingsbevel aanvragen, gerechtelijke procedures starten of een verzoek indienen om handhavingsmaatregelen te nemen. In sommige gevallen wordt dit bepaald door middel van methoden zoals profilering en maakt het deel uit van een geautomatiseerd proces. Dit betekent dat een beslissing over de te nemen maatregelen automatisch wordt genomen op basis van vooraf bepaalde variabelen, in plaats van dat een beheerder in elk afzonderlijk geval handmatig beslissingen neemt.

Er zijn ook andere gevallen waarin we persoonlijke gegevens moeten delen of beschikbaar moeten maken om de verwerking te bereiken. Degenen met / aan wie we deze gegevens kunnen delen of beschikbaar stellen, omvatten bijvoorbeeld de klant, externe contractanten (zoals post- en grafische bedrijven, leveranciers van IT-ondersteuning en -systemen, bedrijven die juridische documenten aanbieden, juridisch adviseurs en anderen die bijdragen aan de levering van onze diensten) en overheidsinstanties.

Afgezien van de hierboven vermelde persoonsgegevens, kunnen er geïsoleerde gegevens over gezondheids- of strafregisters zijn, maar alleen in het geval dat dergelijke informatie nodig is om een rechtsvordering in een individueel geval te kunnen vestigen, of te kunnen uitoefenen of verdedigen, of als het Alektum Groep heeft toestemming verkregen. In dergelijke gevallen wordt de informatie verwerkt op basis van de artikelen 9 a, 9 f en 10 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, samen met de bepalingen van de Datawet.

De informatie wordt ook in beperkte mate gebruikt voor bedrijfs- en methodeontwikkeling, operationele planning, statistieken, monitoring en risicobeheer. De informatie wordt vervolgens gebruikt voor het ontwikkelen en analyseren van operaties en op basis van ons legitiem belang bij de ontwikkeling van onze activiteiten en het voorkomen van kredietverliezen (artikel 6 f van de algemene verordening gegevensbescherming).

Werkt u voor een van onze klanten, aannemers of samenwerkingspartners of voor een overheidsinstantie?

Alektum Group verwerkt persoonlijke gegevens over de categorieën van betrokken datasubjecten hieronder

  • Contactpersonen en / of medewerkers of garantiegevers van onze klanten,
  • Contactpersonen voor prospects (d.w.z. voor bedrijven die we graag klant van ons willen worden),
  • Contactpersonen voor overheidsinstanties, inclusief contactpersonen in specifieke aangelegenheden;
  • Contactpersoon voor aannemers of andere samenwerkingspartners

De informatie wordt gebruikt voor het beheer van de contactpersoon, de uitvoering van het contract of de samenwerking en voor boekhoud- en factureringsdoeleinden. Deze informatie wordt verwerkt op basis van artikel 6 b, c en f van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Persoonsgegevensverwerking die wordt uitgevoerd op basis van artikel 6 f wordt uitgevoerd voor ons legitiem belang bij het vermarkten van onze diensten en bij het ontwikkelen van ons klantenbestand.

Persoonsgegevens met betrekking tot contactpersonen die bij de overheid berusten, worden bovendien gebruikt voor de uitvoering van acties die nodig zijn in juridische zaken met betrekking tot claims, zoals vestiging, handhaving, schuldsanering en geschillenbeslechting. Deze informatie wordt verwerkt op basis van artikel 6 c, e en f van de algemene verordening gegevensbescherming. Persoonlijke gegevensverwerking die wordt uitgevoerd op basis van artikel 6 f wordt uitgevoerd in het legitieme belang van onze of onze klanten om de betaling van een verschuldigde onbetaalde schuld effectief te beveiligen.

Persoonlijke gegevens betreffende medewerkers, garantiegevers en contactpersonen die worden bewaard door samenwerkingspartners en klanten worden ook gebruikt in gevallen waarin we toezichtmaatregelen moeten nemen met betrekking tot het witwassen van geld, en voor de beoordeling van het vermogen om financiële verplichtingen na te komen, en anderszins van beveiliging en economische solvabiliteit. Alleen de informatie die nodig is om het doel te bereiken, wordt verwerkt, maar dit omvat ook gegevens over de bezittingen, schulden en inkomsten van de persoon.

Gevoelige informatie zal alleen worden verwerkt als dit voor ons vereist is om onze toezichtsmaatregelen met betrekking tot het witwassen van geld uit te voeren. De informatie wordt verwerkt op basis van artikel 6 b-c van de algemene verordening gegevensbescherming en, waar van toepassing, hoofdstuk 5, afdeling 6 van de wet (2017: 630) over preventieve maatregelen tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.

De informatie wordt ook, maar in beperkte mate, gebruikt voor bedrijfs- en methodeontwikkeling, marketinganalyse, statistiek en risicobeheer. De informatie wordt vervolgens gebruikt voor het ontwikkelen en analyseren van operaties en op basis van ons legitiem belang bij de ontwikkeling van onze activiteiten en de communicatie met onze contacten (artikel 6 f van de algemene verordening gegevensbescherming).

Hoe lang uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen

De Alektum Group is verantwoordelijk voor het uit zichzelf verwijderen van de persoonlijke gegevens wanneer deze niet langer nodig is om de genoemde doelen te bereiken. Daarom varieert de opslagtijd en wordt hieronder beschreven hoe Alektum opslagtijden beheert afhankelijk van het hoofddoel.

Persoonlijke gegevens die zijn verzameld tijdens een schuldsaneringszaak, worden bewaard gedurende 36 maanden nadat de zaak is afgesloten.

Persoonlijke gegevens die zijn verzameld om klantenrelaties te beheren en, indien van toepassing, om de kredietwaardigheid van een klant, medewerker of garant te beoordelen, worden bewaard gedurende 36 maanden nadat de klantrelatie is beëindigd en de wederzijdse vorderingen van de partijen definitief zijn afgewikkeld, of op een eerder tijdstip waarop de gegevens niet langer relevant zijn voor het doel.

Persoonsgegevens die zijn verzameld om toezichtsmaatregelen te nemen met betrekking tot het witwassen van geld, worden vijf jaar lang opgeslagen, of voor de tijd die is vastgelegd in de wet. De tijdsperiode moet worden berekend vanaf het moment waarop de acties of transacties zijn uitgevoerd of, in gevallen waarin een zakelijke relatie tot stand is gebracht, wanneer die relatie is beëindigd.

Gegevens die zijn verzameld om Alektum's activiteiten te ontwikkelen, analyseren en op de markt te brengen, worden bewaard gedurende een periode van 36 maanden na het laatste contact. Als u zich afmeldt voor nieuwsbrieven of iets soortgelijks, worden de gegevens onmiddellijk verwijderd.

Ongeacht de bovengenoemde opslagtijden, kan de Alektum Group gegevens opslaan voor langere periodes met het oog op de verdediging en bescherming van juridische claims. Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor facturering en boekhoudkundige doeleinden worden altijd bewaard tot en met het zevende (7) jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het boekjaar is geëindigd.

U bent veilig bij ons - wij beschermen uw persoonlijke gegevens altijd

Alektum Group is altijd verplicht om uw persoonlijke gegevens te beschermen, zelfs wanneer wij een externe partij inhuren om de verwerking uit te voeren. We zullen de persoonlijke gegevens nooit bekendmaken tenzij we dit nodig hebben om ons doel te bereiken of tenzij we wettelijk verplicht zijn. Bovendien zijn we bij sommige van onze services aan wettelijke verplichtingen inzake vertrouwelijkheid gebonden.

We beperken ons ook tot het beperken van de interne verspreiding van persoonlijke gegevens binnen de Alektum Group, op een manier dat alleen die personeelsleden die de persoonlijke gegevens nodig hebben om hun werk uit te voeren, toegang hebben tot de gegevens.

Bovendien zorgen we ervoor dat al onze IT-systemen en andere locaties waar we persoonlijke gegevens hebben opgeslagen, worden beschermd tegen toegang tot de informatie door onbevoegde personen (bijvoorbeeld door middel van firewalls, virusbeveiliging, strenge vereisten voor wachtwoorden, inloggen in de systemen, enz.).

Wanneer we persoonlijke gegevens tussen ons en een partij buiten onze omgeving moeten overdragen, bijvoorbeeld een van onze klanten, gebruiken we een veilige methode voor overdracht.

Ten slotte zorgen wij ervoor dat back-upkopieën van onze systemen en records worden gemaakt om te voorkomen dat belangrijke informatie over u verloren gaat.

U hebt controle over uw persoonlijke gegevens. Dit zijn jouw rechten

Wanneer de Alektum Group uw persoonlijke gegevens verwerkt, hebt u een aantal wettelijke rechten. Deze staan hieronder vermeld. U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via het formulier onderaan deze pagina of via uw Plan&Pay. U kunt natuurlijk ook telefonisch contact met ons opnemen op het nummer dat in de voetnoot wordt gegeven.

  • U hebt het recht om informatie van ons te verkrijgen over het gebruik van de persoonlijke gegevens die betrekking hebben op u, en een kopie van deze persoonlijke gegevens (een zogenaamd uittreksel uit het register).
  • Op uw verzoek, of uit eigen beweging, zullen wij informatie corrigeren of verwijderen die onjuist of niet langer noodzakelijk is, of anders zullen we het gebruik van dergelijke informatie beperken.
  • U hebt het recht om bezwaar te maken tegen ons gebruik van uw persoonlijke gegevens voor de uitvoering van een taak van openbaar belang, of voor onze legitieme belangen.
  • U hebt het recht om te verzoeken dat uw gegevens niet worden gebruikt voor directmarketingdoeleinden, in het geval dat wij dergelijke acties ondernemen.
  • U hebt ook het recht om de persoonsgegevens die wij verwerken in de uitvoering van een contract met u te bekijken en / of als u ons uw toestemming hebt gegeven, in een machinaal leesbaar formaat (als dit technisch mogelijk is, kunnen we u helpen om over te stappen deze gegevens aan een andere partij).
  • Als wij uw persoonlijke gegevens gebruiken op de basis dat u ons uw toestemming hebt gegeven om dit te doen, hebt u het recht om deze toestemming op elk gewenst moment in te trekken.


Bent u niet tevreden over onze verwerking van persoonsgegevens? Als dat het geval is, kunt u een klacht indienen

Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit in het land waar u woont.

U kunt altijd contact met ons opnemen als u vragen heeft over het bovenstaande. Contactinformatie en contactformulier zijn beschikbaar in de voettekst van deze pagina.